Archivage numérique
L’archivage numérique a pour objectif de compiler et conserver des documents au format électronique, de garantir la pérennité des données et leur authenticité. Il permet également leur accessibilité, c'est-à-dire leur consultation et leur modification sous conditions d’autorisation
L’archivage numérique de documents d'origine numérique ou de dossiers papiers numérisés permet de garantir :
- L’intégrité des données : aucune altération ou modification (sauf autorisation) des informations n’est permise.
- La traçabilité : permet de pouvoir remonter à l’origine des documents, à leurs auteurs et à toutes personnes qui les ont consultés.
- La pérennité : ce qui implique la conservation des informations sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent disparaitre rapidement.
- L’accès aux informations : par les personnes autorisées uniquement (confidentialité) et de façon ergonomique. Le stockage doit donc être sécurisé et doté d'un système de classification et de recherche efficace.
Pour mettre en place votre démarche d’archivage électronique, CHAABI DOC NET vous accompagne depuis la définition et le cadrage de votre besoin jusqu’au déploiement et l’exploitation de la solution de numérisation.
CHAABI DOC NET vous propose les solutions suivantes qui permettent :
- La dématérialisation
- La numérisation et indexation selon un plan de classement validé avec le client
- La signature numérique
- La gestion des WORKFLOW
Les avantages escomptés d’une telle solution :
- Un gain d’espace du fait que la numérisation se substitue au stockage des archives papier qui nécessite beaucoup d’espace.
- Des économies de coût lié au stockage physique du papier.
- Un gain de temps du fait de l’accessibilité instantanée à tout moment et de n’importe où aux archives numérisées, améliorant de la sorte la productivité de l’entreprise.
- Diminution des risques liés à la manipulation des archives (déclassement, perte, subtilisation…).